Zahlen verständlich präsentieren – ganz ohne fragende Gesichter
Stell dir vor, du sitzt im Meeting, es geht um dein Marketingbudget. Vor dir: die Chefs, der Vertrieb, dein Marketing-Team – alle warten auf deinen großen Moment. Deine Strategie? Bombastisch. Deine Zahlen? Jede Menge davon. Aber die Gesichter danach? Kein wohlwollendes Lächeln, kein ehrfürchtiges Schweigen. Nur Leere. Diese Leere, die dich fragt: „Was sollen wir mit diesem Zahlensalat anfangen?“
Du merkst: Deine Zahlen landen nicht.
Es ist keine Kunst, Zahlenwüsten zu produzieren. Aber sie so zu präsentieren, dass deine Zielgruppe sofort erkennt, wofür sie stehen und warum sie wichtig sind? Das ist eine andere Liga.
Gute Nachricht: Du musst kein Zauberkünstler sein, um Zahlen so zu präsentieren, dass sie jeder versteht. Mit meinen 9 Tipps für „Zahlen richtig präsentieren“ und KI-Unterstützung wird’s einfach. Deine Daten? Sprechen für sich – klar, logisch, überzeugend.
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Tipp 1: Solide Basics – Einheitlichkeit nicht nur beim Datumsformat
Wenn du willst, dass deine Kernaussagen ernst genommen werden, beherrsche die Basics. Einheitlichkeit bei Datumsangaben, Währungseinheiten und Uhrzeiten ist entscheidend. Diese bestehen auch aus Zahlen, und wenn du hier Kraut und Rüben durcheinanderbringst, verlierst du das Vertrauen deiner Leser.
Empfehlungen für klare Formate:
- Datum: 15.01.2025 (statt „15. Januar 2025“ oder „01/15/25“)
- Währung: € 100,00 (statt „100,00 Euro“ oder „EUR 100“
- Uhrzeit: 09:00 Uhr (statt „9 Uhr“ oder „9 Uhr Abends“)
Warum KI hier hilft:
Ki-Tools wie ChatGPT prüfen deine Texte auf Inkonsistenzen und korrigieren Fehler. Das spart Zeit und sichert dir eine professionelle Darstellung.
Prompt für KI
Tipp 2: Kontext und Vergleich – Zahlen sprechen erst im richtigen Umfeld
Zahlen ohne Kontext sind wie Pizza ohne Käse – ziemlich fad.
Niemand jubelt bei „48 abgeschlossene Projekte“. Aber wenn du sagst: „48 Projekte – 20 % mehr als im letzten Jahr, das sind 10 Projekte extra!“, hat das plötzlich Würze. Deine Zahlen sollten wie die Sahne auf dem Kuchen sein – mit Vergleichswerten, Benchmarks oder Zielen bringst du sie zum Strahlen.
Prompt für KI
Tipp 3: Zahlen greifbar machen – Große, kleine und präzise Zahlen verständlich darstellen
Du schaust dir eine Präsentation an, die vor beeindruckenden Zahlen nur so strotzt: „Unser Umsatz beträgt 12.458.732,59 Euro. Die Kosten belaufen sich auf 1.238.497,23 Euro, und die Marktanteile sind um 0,0034 % gestiegen.“ Aber anstatt beeindruckt zu sein, denkst du nur: „Das sind aber viele Zahlen und noch mehr Nachkommastellen, aber was bedeuten sie für mich?“ Wenn Zahlen zu groß, zu klein oder zu präzise sind, verschwimmen sie vor den Augen des Publikums – und die Botschaft geht verloren.
Empfehlung:
Große Zahlen solltest du abrunden oder aufrunden, damit sie für dein Publikum verständlicher werden. Zum Beispiel wird aus „12.558.732,59 Euro“
einfach „über 12,6 Millionen Euro“. Kleine Zahlen kannst du in anschauliche Einheiten übersetzen: „0,5 %“ wird zu „1 von 200“. So wird klar, wie bedeutend (oder unbedeutend) der
Anteil wirklich ist. Präzision ist wichtig, aber nur da, wo sie einen echten Mehrwert bietet. Bei Jahresberichten oder strategischen Präsentationen reicht oft
eine vereinfachte Angabe.
Prompt-Idee
Tipp 4: Zahlen mit Relevanz wählen – Weniger ist mehr
Du betrittst ein Restaurant, dessen Speisekarte wie eine Zahlenliste aussieht: „150 Gramm Steak für 29,95 Euro, dazu 200 Milliliter Sauce, 300 Gramm Beilagen – und auf Wunsch 50 Gramm Trüffel für
12,75 Euro.“ Beeindruckend? Eher verwirrend. Statt Hunger bekommst du Kopfschmerzen, denn die Zahlen verraten nichts über Geschmack oder Qualität. Genauso
überfordernd wirkt eine Präsentation, die mit Zahlen überladen ist, ohne die wirklich relevanten hervorzuheben.
Empfehlung:
Zeige nur die Zahlen, die dein Kommunikationsziel stützen und für deine Zielgruppe relevant sind. Frage dich bei jeder Zahl: „Warum ist sie wichtig? Was soll
mein Publikum damit anfangen?“ Unwichtige Zahlen lenken ab und erschweren die Botschaft. Reduziere also auf das Wesentliche – dein Publikum wird es dir danken.
Prompt-Idee
Tipp 5: Zielgruppe berücksichtigen – Zahlen für die richtigen Leute
Dein CEO will keine Prozentwerte zu Klicks. Dein Vertriebsteam keine Diagramme über Social Media Statistiken. Dein Finanzchef keine Follower-Zahlen.
Also: Nur Zahlen zeigen, die für die Zielgruppe interessant sind.
📌 CEOs: Wie wirkt sich das auf den Gewinn aus?
📌 Marketing-Teams: Welche Kampagne bringt die besten Leads?
📌 Vertrieb: Welche Zahlen helfen beim Abschluss?
Aber denke auch über andere Zielgruppen nach: Alt vs. Jung, Experte vs. Laie etc.
Fast immer verändern sich dadurch die hilfreichen und notwendigen Informationen für die jeweilige Zielgruppe.
Alles andere? Weglassen.
Prompt-Idee
Tipp 6: Grafische Unterstützung – Mit KI von der Idee zur beeindruckenden Grafik
Grafiken zu Zahlen sind super – da sind wir uns einig. Sie machen Daten verständlich, fesselnd und leicht zu merken. Aber wir wissen auch: Das Erstellen von guten Visualisierungen ist zeitaufwändig. Besonders, wenn du noch keine klare Idee hast, wie die Grafik aussehen soll, oder wenn du erst einmal stundenlang Daten sortieren musst. Zum Glück gibt es KI-Tools, die hier einspringen können.
Empfehlung:
Probier doch mal Tools wie napkin.ai aus. Einfach deinen Content eingeben oder reinkopieren, und schon bekommst du Vorschläge für passende Grafiken. Die Ergebnisse sind zwar noch nicht final, aber sie liefern dir eine solide Grundlage, um weiterzuarbeiten. Der Vorteil? Du sparst enorm viel Zeit und kannst dich schneller auf die Feinarbeit konzentrieren.
Tipp 7: Zahlen mit Storytelling – Daten, die Geschichten erzählen
Zahlen allein können schnell langweilig wirken, aber sie sind oft der Schlüssel zu großartigen Geschichten. Stell dir vor, du erzählst von einem Projekt, das bei Null begann: „Wir hatten nur eine Idee und ein Team von drei Leuten. Heute beliefern wir über 150 Städte mit unseren Produkten.“ Diese Entwicklung weckt Emotionen und zeigt, dass hinter jeder Zahl eine spannende Geschichte steckt.
Empfehlung:
Nutze Storytelling, um deine Zahlen lebendig zu machen. Erzähle, wie sie zustande gekommen sind und was sie bedeuten. Hier ein paar Ansätze für das Storytelling:
Der Ursprung
Ausgangspunkt zeigen, Entwicklung verdeutlichen.
Beispiel: Von 1 Lieferwagen zu 50 täglich.
Ein Highlight
Beeindruckende Zahl mit Bedeutung verknüpfen.
Beispiel: 1.000 gepflanzte Bäume durch Kundenhilfe.
Ein Wendepunkt
Herausforderung + Lösung mit Zahlen belegen.
Tipp 8: Rechenarbeit übernehmen – Mach es deinem Publikum leicht
Du liest eine Präsentation:
2024: Ein starkes Jahr
Umsatz: 133 Mio. €. Kosten: 75,4 Mio. €.
Unsere Newsletter-Kampagnen? 1,2 Mio. Empfänger. Conversion-Rate: 5 %.
Fällt dir was auf? Die Zahlen stehen da, aber dein Publikum muss rechnen. Gewinn? Fehlanzeige. Absolute Zahl der Conversions? Fehlt auch.
Nimm ihnen die Arbeit ab. Mach Zahlen direkt verständlich – sie werden es dir danken.
Wenn Zahlen dein Publikum dazu zwingen, selbst den Taschenrechner zu zücken, verlierst du ihre Aufmerksamkeit.
Prompt-Idee
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